I en organisasjon så er sannsynligheten for at en eller flere er misfornøyd med en beslutning forholdsvis stor. Og for all del, det er absolutt mulig å la det være med det, trumfe gjennom beslutningene, og la medarbeiderne kose seg med egen misnøye. Men som jeg skriver i «omkamp-innlegget», så er dette sjelden en konstruktiv framgangsmåte.
Det er derfor viktig å ha fokus på hvordan beslutningene tas.
Noen beslutninger er mer typiske i forhold til å skape opphetet stemning enn andre. For eksempel som den gangen vi skulle omorganisere kontorplassene på arbeidsplassen min.
Dette var en organisasjon i vekst, både i forhold til antall medarbeidere og oppgaver som skulle løses. Det vokste derfor fram et behov for å omorganisere kontorplassene. Formålet med endringen var altså å
- Gi plass til flere medarbeidere
- Samle medarbeidere som arbeider i team
- forbedre forutsetningene for samarbeid
- mer smidig kompetansedeling
- Funksjonelle, behovstilpassede kontorplasser
Flere alternative løsninger ble skisset opp og diskutert i ledergruppa, hvorav et ble foretrukket. Det hadde vært en felles forståelse i organisasjonen om at noen endringer måtte til, men den endelige beslutningen ble tatt på et ledermøte uten noen informasjon eller prosess utenfor ledergruppa.
Og her startet moroa… Én medarbeider var sterkt uenig i beslutningen. Ikke helt uventet en av de som måtte bytte kontorplass. Vedkommende gikk til sin leder og ytret sin uenighet. Lederen, som også var med å ta beslutningen, hadde her tre valgalternativ med hensyn til respons:
- Fortelle medarbeider at beslutningen er tatt, og omorganiseringen vil finne sted.
- Forklare bakgrunnen for beslutningen, og være lojal mot både beslutning og beslutningstakerne.
- Velge å ikke uttale seg, og sende medarbeideren videre, i dette tilfellet til HR-ansvarlig.
Lederen i denne historien valgte alternativ 3. Medarbeideren gikk dermed til HR-ansvarlig, som også har vært med å ta beslutningen. HR-ansvarlig valgte på sin side alternativ 2. Medarbeideren var likevel ikke fornøyd med svaret, så det ble en diskusjon, og en rekke motargument ble framlagt. Alle disse motargumentene var imidlertid en del av vurderingsgrunnlaget for de ulike kontorløsningene, så medarbeider fikk svar på spørsmålene sine og motstand der argumentene falt på stengrunn.
Dette kunne (og burde nok) ha vært slutten av historien, men nei da. Medarbeideren var fortsatt ikke fornøyd, og gikk tilbake til lederen. Leder valgte denne gangen en kombinasjon av alternativ 1 og 3: «Beslutningen er tatt, men… du får heller snakke med HR-ansvarlig, om det er noe mer.». Medarbeider visste på dette tidspunktet at det ikke nyttet å snakke med HR-ansvarlig, så vedkommende valgte en fagansvarlig i eget team.
Fagansvarlig hadde ikke vært involvert i beslutningsprosessen, og var også forholdsvis ny i organisasjonen, men syntes argumentene hørtes tilforlatelige ut. Vedkommende gikk derfor til leder. De ble enige om å reversere beslutningen, og informerte HR-ansvarlig om dette. Tja, kanskje ikke uventet, men HR-ansvarlig tok imot informasjonen med sterk motstand. Beslutningen var jo faktisk basert på et reelt behov i organisasjonen, og nå hadde én medarbeider fått tillatelse til å sabotere beslutningen. HR-ansvarlig undersøkte hva som hadde skjedd, og konfererte deretter med ledergruppa.
- Var behovet for omorganisering av kontorplasser fortsatt til stede?
- Sto beslutningen ved lag eller skulle vi sette strek over og opprettholde status quo?
- Skulle vi tillate denne type omkamper i? Eventuelt hvordan unngå dem framover?
Konklusjonen ble at omorganiseringen skulle gjennomføres, for å kunne dekke de behovene organisasjonen hadde.
"At du ikke fikk vilja di, betyr IKKE at du ikke har blitt hørt!"
Så hva «kostet» denne omkampen?
- Tid → seks runder med diskusjoner mellom misfornøyd medarbeider og leder/HR-ansvarlig/fagansvarlig
- Arbeidsmiljø og mer tid → uro i organisasjonen fordi medarbeider involverte kolleger i et forsøk på å skape allianser
- Tillit → diskusjoner som skapte tvil rundt beslutningsprosesser, eierskap og ansvar
- Ansvar leder → uklar kommunikasjon om hvem som har tatt beslutningen, på hvilket grunnlag og hvorfor
- Ansvar medarbeider → manglende vilje til å akseptere en nødvendig endring
Eller var det egentlig denne omkampen som kostet ovenforstående? Nei, egentlig ikke. Alle disse punktene var en del av organisasjonskulturen, nærmest en innarbeidet praksis ved alle mindre endringer. Det var snarere disse punktene som la til rette for enda en omkamp.
Når alle argumentene fra medarbeider var blitt svart opp, så ble siste skanse at vedkommende opplevde å ikke bli hørt. Poenget var imidlertid ikke at medarbeider ikke var hørt. Vedkommende fikk ikke vilja si, og det er noe helt annet. Medarbeider var imidlertid vant til å få vilja si, fordi det alltid hadde vært rom for diskusjon. Så det kokte egentlig ned til å ha mest tålmodighet. Med unntak av denne gangen…
Min erfaring tilsier at omkampene oftest oppstår ved de mindre endringene. Og hvorfor er det sånn? Jo, det er enkelt å forestille seg at det ved mindre inngripende endringene er lett å undervurdere mulig motstand. Vi blir mer slurvete på prosess. Og blir vi slurvete på prosess, så slurver vi med kommunikasjonen og de viktige trinnene i enhver endringsprosess.
Mener jeg med dette at
- alle endringer skal drøftes bredt i organisasjonen
- ingen omkamper tillates
Svarene er nei, ikke nødvendigvis.
Men, det er helt nødvendig å ha en tydelig struktur på endrings- og beslutningsprosesser, større og mindre. Og, det er helt nødvendig å ha klare retningslinjer for hvordan håndtere motforestillinger. Og sist men ikke minst, alle medarbeidere har et generelt ansvar for å være tro mot beslutninger. Og så vil jeg nok påstå at beslutningstakerne har et spesielt ansvar.
Medarbeiderskap handler om å kjenne sin rolle i forhold til egne oppgaver, som kollega og samarbeidspartner, og som bidragsyter til organisasjonens utvikling og vekst. Når organisasjonen bygger en kultur som handler om å se seg selv som en del av et større hele, så reduseres blant annet forekomsten av omkamper. Det betyr at energien kan rettes mot langsiktig verdiskapning og sunt arbeidsmiljø, snarere enn brannslokning, alliansebygging og omkamper.
Jeg blir gjerne med som tilrettelegger for organisasjoner som ønsker å fokusere på og utvikle medarbeiderskap. Kontakt meg gjerne via skjemaet nedenfor, eller ring meg på telefonnummeret øverst på denne siden.
Takk for at du leste! Vi snakkes 🙂